Fra budsjett til virkelighet. Slik følger du opp prosjekter i Power BI med Aimplan.
Mange virksomheter har god oversikt over historiske prosjektdata i Power BI. Utfordringen oppstår når prosjektet er i gang og beslutninger må tas basert på det som skjer akkurat nå.
Hvordan vet du om prosjektet fortsatt er på rett kurs? Når bør du justere ressursbruken? Og hvordan lager du en oppdatert prognose uten å eksportere data til Excel?
I denne videoen viser vi hvordan Aimplan utvider Power BI med planlegging, prognoser og prosjektoppfølging, slik at du kan gå fra å analysere historien til å styre fremtiden.
Fra rapportering til aktiv prosjektstyring
Et prosjekt er sjelden identisk med den opprinnelige planen. Nye prioriteringer, endret ressursbehov og uforutsette aktiviteter gjør at prosjektledere kontinuerlig må ta beslutninger.
I eksempelet følger vi et prosjekt to uker etter oppstart. De første aktivitetene er gjennomført som planlagt, og de rapporterte timene samsvarer med budsjettet. Dette gir et godt utgangspunkt for neste steg. Å se fremover.
Aimplan gjør det enkelt å hente inn faktiske timer, enten de registreres direkte i løsningen eller importeres fra eksisterende tidsrapporteringssystemer.
Prognosen er det viktigste styringsverktøyet
Historiske tall forteller hva som har skjedd. Prognosen forteller hva som sannsynligvis kommer til å skje.
Ved å sammenligne budsjetterte timer med faktisk rapportert tid kan prosjektlederen oppdatere forecast for resten av prosjektet.
I videoen ser vi blant annet hvordan:
Ressursbehovet for én konsulent reduseres i kommende prosjektfaser.
Åpningseventet krever flere timer enn opprinnelig planlagt.
Prognosen oppdateres fortløpende for å gjenspeile den nye virkeligheten.
Dette gir ledelsen et langt bedre beslutningsgrunnlag enn dersom man kun følger den opprinnelige planen.
Små justeringer tidlig gir store gevinster
Når alle prosjektdata er samlet i Power BI, blir konsekvensene av endringer synlige med én gang.
Selv om én aktivitet blir dyrere enn forventet, kan besparelser i andre deler av prosjektet bidra til at totalbudsjettet fortsatt holder.
Det er nettopp dette som er verdien av løpende prosjektoppfølging. Du oppdager avvik mens det fortsatt er mulig å gjøre noe med dem, ikke når prosjektet er avsluttet.
Se hvordan det fungerer i praksis
I videoen under viser vi hele prosessen, fra rapporterte timer og prosjektstatus til oppdaterte prognoser og ressursjusteringer, direkte i Power BI med Aimplan.
Vil du vite mer?
Bruker dere allerede Power BI? Da kan Aimplan gi dere planlegging, budsjettering, prognoser og prosjektoppfølging direkte i den samme løsningen.
Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat, eller book en demonstrasjon og se hvordan Aimplan kan hjelpe dere med å få bedre kontroll over prosjektene.
👉 Book en demo: https://kokaiconsulting.com/aimplan-demo-form
