Hva om veien fra rapportering i Power BI til budsjett, prognose og planlegging kunne måles i timer, ikke måneder? Med 4t fra KOKAI er målet at virksomheter som allerede har en semantisk modell i Power BI, skal kunne komme i gang med Aimplan på én formiddag. Men for oss er de fire timene først og fremst starten på noe større.

Før sommeren satte vi i gang en myk lansering av det vi nå kaller 4t. Konseptet bygger på en ganske enkel tanke: Har du allerede investert i Power BI og har en semantisk modell med hovedbok, konto og avdeling, skal du ikke nødvendigvis trenge et langt implementeringsprosjekt for å komme i gang med planlegging.

Vi bygger videre på det som allerede finnes. På fire timer setter vi opp Aimplan mot den eksisterende modellen og etablerer rapportering, budsjett og prognose. Dermed kan virksomheten gå fra å bruke Power BI primært til å forstå hva som har skjedd, til også å bruke det samme datagrunnlaget for å planlegge hva som skal skje fremover.

Men 4t handler ikke bare om å bli ferdig på fire timer. Det handler også om å komme raskt til et punkt hvor man kan begynne å skape verdi, lære og videreutvikle løsningen.

En startpakke som faktisk skal være starten

Når du starter med 4t, får du ikke bare selve implementeringen. Aimplan-lisens og KOKAI Care er inkludert de første 12 månedene, og gjennom KOKAI Care får du blant annet to QA-møter med våre konsulenter.

Det er et bevisst valg.

**KOKAI Care**

Vi ønsker ikke å levere en løsning, overlevere den og vente på at kunden tar kontakt dersom noe går galt. Vi ønsker å følge hvordan løsningen blir brukt, hvilke behov som oppstår og hvor det finnes potensial for å gjøre prosessene enda bedre.

Vi ønsker ikke å levere en løsning, overlevere den og vente på at kunden tar kontakt dersom noe går galt. Vi ønsker å følge hvordan løsningen blir brukt, hvilke behov som oppstår og hvor det finnes potensial for å gjøre prosessene enda bedre.

De to QA-møtene gir oss derfor en naturlig anledning til å se på mer enn teknologien. Hvordan fungerer budsjett- og prognoseprosessen etter at Aimplan er tatt i bruk? Hvilke manuelle prosesser finnes fortsatt? Har nye behov dukket opp? Er det områder hvor virksomheten kan bruke det eksisterende datagrunnlaget på en smartere måte?

Det er her 4t begynner å henge sammen med noe større.

KOKAI skal ikke være et tradisjonelt konsulentselskap

Vi jobber med konsulenttjenester, men ambisjonen vår er ikke å bygge et selskap hvor verdien først og fremst måles i antall fakturerte timer. Vi ønsker å utvikle løsninger, konsepter og tjenester som gjør det enklere for kundene våre å få mer verdi ut av dataene, teknologien og prosessene de allerede har.

4t er ett eksempel. KOKAI Care er et annet.

t

Det samme tankesettet går igjen hos menneskene våre. I LinkedIn-serien **Meet the Minds Behind the Models** har vi snakket med flere av konsulentene våre om hva som motiverer dem i arbeidet hos KOKAI. Et gjennomgående tema har vært gleden ved å sette seg inn i kundens utfordringer og eksisterende prosesser, for deretter å finne en bedre, enklere eller smartere måte å løse dem på.

Noen ganger betyr det også å utfordre prosessen som allerede finnes.

For oss er det en viktig del av rollen som rådgiver. Teknologien er et verktøy. Verdien oppstår når vi forstår hvordan den kan brukes til å forbedre måten virksomheten faktisk arbeider på.

Hva kommer etter budsjett og prognose?

La oss si at du har startet med 4t. Rapporteringen er etablert, budsjettet ligger i Aimplan, prognosen er koblet til det samme datagrunnlaget og organisasjonen begynner å bli kjent med en ny måte å arbeide på.

Da blir neste spørsmål interessant: Hva mer kan vi bruke dette til?

Prosjektplanlegging er et godt eksempel.

Aimplans prosjektmodell viser hvor mye som kan skje når planlegging, actuals og rapportering får arbeide sammen gjennom hele prosjektets levetid. Prosessen starter med å opprette og definere prosjektet og går videre til prosjektbudsjett, ressurskapasitet, registrering av timer og kostnader, rullerende prosjektprognose, prosjektoppfølging, inntektsføring og til slutt prosjektets resultatregnskap.

Det interessante er derfor ikke bare antallet funksjoner. Det er hvordan informasjonen henger sammen.

Fra prosjektbudsjett til levende prognose

Før prosjektet starter kan man etablere et opprinnelig prosjektbudsjett med forventede inntekter, kostnader, timer, bemanning, tidslinje og lønnsomhet. Dette blir prosjektets baseline og følger videre inn i både den rullerende prognosen og prosjektoversikten.

Når prosjektet går over i gjennomføring, begynner virkeligheten å møte planen. Timer registreres på medarbeider, prosjekt og aktivitet. Kostnader registreres etter hvert som de oppstår. Samtidig kan ressurskapasiteten følges på tvers av medarbeidere, uker, prosjekter og aktiviteter.

Dette skaper grunnlaget for noe som er langt mer interessant enn en statisk sammenligning mellom budsjett og actuals.

Det skaper grunnlaget for en levende prosjektprognose.

I den rullerende prosjektprognosen er tidligere perioder låst til actuals fra registrerte timer og kostnader, mens åpne perioder i utgangspunktet henter verdiene fra det opprinnelige prosjektbudsjettet. Disse kan deretter justeres basert på det man vet i dag. Oppdaterte forventninger til timer og kostnader rulles videre inn i prosjektoversikten.

Dermed går spørsmålet fra «Hvordan ligger vi mot budsjett?» til det kanskje viktigere «Hvor tror vi prosjektet faktisk kommer til å lande?»

Se problemene før de blir store

Når informasjonen samles på denne måten, får prosjektoppfølgingen også en annen rolle. Aimplans prosjektoversikt sammenligner planlagte og prognostiserte verdier og bruker blant annet avviksberegninger for å synliggjøre potensielle overskridelser.

Formålet med modellen er nettopp å følge gjennomføringen mot planen og kontinuerlig forstå fremdrift, forsinkelser og gjenværende arbeid, slik at problemer kan identifiseres før de utvikler seg til større prosjektoverskridelser.

Samtidig stopper ikke informasjonsflyten ved prosjektstatus. Modellen knytter prosjektaktiviteten videre mot økonomien. Opptjente inntekter kan følges og aktiveres, og de aktiverte verdiene flyter videre inn i P&L. Til slutt kan virksomheten analysere resultatet både samlet og på individuelt prosjektnivå.
Prosjektplanlegging, ressursbruk, actuals, forecast og økonomisk resultat trenger dermed ikke være separate prosesser med separate sannheter.

De kan være deler av den samme modellen.

Det er her KOKAI Care kommer inn

Vi forventer ikke at alle som starter med 4t også trenger prosjektplanlegging. Det ville vært det motsatte av måten vi ønsker å jobbe på.

Men kanskje dere gjør det.

Kanskje dere etter seks måneder oppdager at budsjett- og prognoseprosessen fungerer godt, mens prosjektoppfølgingen fortsatt foregår i flere Excel-filer. Kanskje ressursplanleggingen er den virkelige utfordringen. Kanskje dere trenger bedre rullerende prognoser. Eller kanskje vi sammen oppdager et helt annet område hvor Aimplan og det eksisterende datagrunnlaget deres kan gjøre en forskjell.

Det er nettopp slike diskusjoner vi ønsker å bruke QA-møtene i KOKAI Care til.

Ikke bare: Fungerer løsningen?

Men også: Hva kan vi gjøre bedre nå?

Start med fire timer. Bygg derfra.

Som Aimplan Elite Partner ønsker vi selvfølgelig å være eksperter på teknologien. Men det er ikke nok. Vi må også forstå prosessene teknologien skal forbedre og utfordringene menneskene som bruker den faktisk møter i arbeidshverdagen.

Det er derfor vi utvikler konsepter som 4t. Det er derfor vi bygger KOKAI Care rundt kontinuerlig oppfølging. Og det er derfor vi hele tiden utforsker nye måter Aimplan, Power BI og dataene kundene allerede har kan brukes på.

Du trenger ikke nødvendigvis vite hvordan den endelige løsningen skal se ut før du begynner.

Start med 4t.

Kom i gang med Aimplan, budsjett og prognose på én formiddag. Bruk løsningen. Lær hva som fungerer. Bruk KOKAI Care og QA-møtene til å finne ut hva som bør bli bedre.

Så bygger vi videre derfra.

For fire timer kan være nok til å komme i gang. Det er det som skjer etterpå som virkelig blir interessant.